De jaarverantwoording zorg is een wettelijk verplichte verantwoording waarmee zorginstellingen jaarlijks inzicht geven in hun financiële situatie, prestaties en governance. Deze openbare rapportage wordt ingediend via het digitale platform DigiMV en is bedoeld voor toezichthouders, financiers en het publiek. Zorginstellingen die onder de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) vallen, zijn verplicht deze verantwoording af te leggen.
De jaarverantwoording vormt een belangrijk onderdeel van de transparantie in de Nederlandse zorgsector. Het stelt toezichthouders zoals de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) in staat om de kwaliteit en continuïteit van zorgaanbieders te monitoren. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de jaarverantwoording zorg: wie moet indienen, wat erin moet staan en wat er gebeurt als je de deadline mist.
Welke zorginstellingen moeten een jaarverantwoording indienen?
Alle zorgaanbieders die zorg leveren die valt onder de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet langdurige zorg (Wlz) of bepaalde onderdelen van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), zijn verplicht een jaarverantwoording in te dienen. Dit geldt zowel voor grote zorginstellingen als voor kleinere praktijken en zelfstandige zorgverleners.
De verantwoordingsplicht is breed en omvat diverse sectoren binnen de zorg:
- Ziekenhuizen en medisch-specialistische centra
- GGZ-instellingen en verslavingszorg
- Ouderenzorg en verpleeghuizen
- Gehandicaptenzorg
- Thuiszorgorganisaties
- Huisartsenpraktijken en gezondheidscentra
- Jeugdzorgaanbieders (voor zover zij ook Zvw- of Wlz-zorg leveren)
- Forensische zorgaanbieders
Er bestaan wel uitzonderingen en verlichte regelingen. Kleine zorgaanbieders met een beperkte omzet kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde verantwoording. De exacte criteria hiervoor worden jaarlijks vastgesteld door het CIBG, de uitvoeringsorganisatie die DigiMV beheert. Het is daarom verstandig om elk jaar te controleren welke regeling op jouw organisatie van toepassing is.
Wat moet er in de jaarverantwoording zorg staan?
De jaarverantwoording zorg bestaat uit meerdere onderdelen: een jaarrekening, een accountantsverklaring (afhankelijk van de omvang), een bestuursverslag en vragenlijsten over governance, kwaliteit en bedrijfsvoering. De exacte eisen variëren per type zorgaanbieder en organisatieomvang.
Financiële verantwoording
De jaarrekening vormt het hart van de financiële verantwoording. Deze moet worden opgesteld volgens de Regeling verslaggeving WTZi of de relevante richtlijnen voor jaarverslaggeving. Voor grotere zorginstellingen is een accountantsverklaring verplicht. De jaarrekening geeft inzicht in de balans, de resultatenrekening en de toelichting daarop. Specifiek voor de zorgsector gelden aanvullende eisen, zoals het specificeren van omzet per financieringsstroom en het verantwoorden van reserves.
Governance en bestuursverslag
Naast de cijfers moet de jaarverantwoording informatie bevatten over de governance van de organisatie. Dit omvat gegevens over de samenstelling van het bestuur en de raad van toezicht, hun bezoldiging en hoe de organisatie omgaat met de Governancecode Zorg. Het bestuursverslag beschrijft de belangrijkste ontwikkelingen, risico’s en het gevoerde beleid gedurende het verslagjaar.
Daarnaast worden via DigiMV vragenlijsten ingevuld over onderwerpen als kwaliteitsbeleid, personeelssamenstelling, wachtlijsten en klachtenafhandeling. Deze informatie wordt gebruikt voor benchmarking en toezicht op sectorniveau.
Wanneer moet de jaarverantwoording worden ingediend?
De jaarverantwoording zorg moet uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verslagjaar worden ingediend. Voor het verslagjaar 2025 betekent dit dat de deadline op 1 juni 2026 valt. Deze datum is wettelijk vastgelegd en geldt voor alle verantwoordingsplichtige zorgaanbieders.
Het is belangrijk om ruim voor de deadline te beginnen met de voorbereidingen. De jaarrekening moet immers eerst worden opgesteld en gecontroleerd, wat tijd kost. Veel zorginstellingen ervaren in de periode februari tot mei een piekbelasting doordat de jaarrekening, de accountantscontrole en het invullen van de DigiMV-vragenlijsten samenvallen.
Een goede planning helpt om stress en fouten te voorkomen. Begin tijdig met het afsluiten van de financiële administratie, plan de accountantscontrole in en reserveer voldoende tijd voor het verzamelen van de benodigde informatie voor de vragenlijsten. Organisaties die hun financiële administratie gedurende het jaar goed op orde hebben, ervaren minder druk rondom de jaarverantwoording.
Hoe dien je de jaarverantwoording in via DigiMV?
De jaarverantwoording wordt digitaal ingediend via DigiMV, het online portaal van het CIBG. Inloggen gebeurt met eHerkenning niveau 3. In het portaal vul je de verplichte vragenlijsten in en upload je de jaarrekening en eventuele accountantsverklaring als PDF-bestanden.
Het indieningsproces verloopt in een aantal stappen:
- Log in op DigiMV met eHerkenning (niveau 3 of hoger)
- Selecteer het juiste verslagjaar en controleer de vooraf ingevulde organisatiegegevens
- Vul de verplichte vragenlijsten in over governance, personeel en kwaliteit
- Upload de jaarrekening als PDF-bestand
- Upload de accountantsverklaring indien van toepassing
- Controleer alle ingevoerde gegevens en verstuur de verantwoording
Na het indienen ontvang je een bevestiging. Het is verstandig om deze bevestiging te bewaren als bewijs van tijdige indiening. Let op dat DigiMV in de weken voor de deadline druk bezocht wordt, waardoor het systeem trager kan reageren. Wacht daarom niet tot het laatste moment met indienen.
Wat zijn de gevolgen als de jaarverantwoording niet wordt ingediend?
Het niet of te laat indienen van de jaarverantwoording kan leiden tot handhavingsmaatregelen door de NZa, waaronder een aanwijzing, een last onder dwangsom of een boete. Daarnaast kan het gevolgen hebben voor de relatie met zorgverzekeraars en zorgkantoren en voor de reputatie van de organisatie.
De NZa houdt toezicht op de naleving van de verantwoordingsplicht. Bij het niet indienen stuurt de NZa eerst een herinnering, gevolgd door een formele waarschuwing. Als de zorgaanbieder ook dan niet aan de verplichting voldoet, kan een last onder dwangsom worden opgelegd. Dit betekent dat de organisatie een geldbedrag moet betalen voor elke dag dat de overtreding voortduurt.
Naast de formele sancties zijn er ook praktische consequenties. Zorgverzekeraars en zorgkantoren gebruiken de jaarverantwoording om de financiële gezondheid van zorgaanbieders te beoordelen. Het ontbreken van actuele verantwoordingsinformatie kan leiden tot extra vragen, verscherpt toezicht of zelfs gevolgen voor contractonderhandelingen. Bovendien is de jaarverantwoording openbaar, waardoor het niet indienen zichtbaar is voor iedereen die de organisatie wil controleren.
Hoe Vandaag® helpt bij de jaarverantwoording zorg
Bij Vandaag® begrijpen we dat de jaarverantwoording zorg voor veel organisaties een tijdrovende en complexe verplichting is. Onze specialisten combineren diepgaande kennis van de zorgsector met praktische ondersteuning, zodat jouw organisatie tijdig en correct aan alle eisen voldoet.
Wij ondersteunen zorginstellingen op verschillende manieren:
- Financiële administratie van factuur tot jaarrekening, volledig afgestemd op de verslaggevingsregels voor de zorg
- Tijdige en correcte verwerking van alle financiële gegevens, zodat de jaarrekening geen verrassingen bevat
- Ondersteuning bij het invullen van DigiMV, inclusief de vragenlijsten over governance en kwaliteit
- Actuele stuurinformatie gedurende het hele jaar, waardoor je niet alleen terugkijkt maar ook vooruit kunt plannen
Geen losse eindjes aan het einde van het jaar, maar overzicht en betrouwbaarheid gedurende het hele proces. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen bij de jaarverantwoording zorg.
Veelgestelde vragen
Wat als mijn organisatie net is gestart en nog geen volledig boekjaar heeft afgesloten?
Ook nieuwe zorgaanbieders zijn verantwoordingsplichtig vanaf het moment dat zij zorg leveren die onder de Zvw, Wlz of Wmo valt. Je dient dan een jaarverantwoording in over de periode vanaf de startdatum tot en met 31 december. Neem bij twijfel contact op met het CIBG om te bespreken welke onderdelen van de verantwoording op jouw situatie van toepassing zijn.
Kan ik na het indienen van de jaarverantwoording nog wijzigingen doorvoeren?
Ja, tot aan de deadline van 1 juni kun je de ingediende jaarverantwoording nog aanpassen via DigiMV. Na de deadline is het niet meer mogelijk om zelfstandig wijzigingen door te voeren. Ontdek je na de deadline een fout, neem dan zo snel mogelijk contact op met het CIBG om de mogelijkheden te bespreken.
Hoe weet ik of mijn organisatie in aanmerking komt voor de vereenvoudigde verantwoording?
De criteria voor de vereenvoudigde verantwoording worden jaarlijks vastgesteld en gepubliceerd door het CIBG. Meestal is de jaaromzet het belangrijkste criterium. Controleer voor aanvang van het indieningsproces de actuele regeling op de website van DigiMV of neem contact op met het CIBG voor persoonlijk advies over jouw situatie.
Wat moet ik doen als ik problemen ervaar met eHerkenning of het DigiMV-portaal?
Bij technische problemen met eHerkenning neem je contact op met je eHerkenning-leverancier. Voor problemen met DigiMV zelf kun je terecht bij de helpdesk van het CIBG. Documenteer altijd de storing met screenshots en tijdstippen, vooral als de deadline nadert. In geval van aantoonbare technische storingen aan de kant van DigiMV kan dit relevant zijn bij eventuele handhaving.
Moet ik als zelfstandige zorgverlener (zzp'er) ook een jaarverantwoording indienen?
Ja, ook zelfstandige zorgverleners die zorg leveren onder de Zvw of Wlz zijn in principe verantwoordingsplichtig. Wel kom je als kleine zorgaanbieder vaak in aanmerking voor de vereenvoudigde verantwoording, waarbij je minder gegevens hoeft aan te leveren. Controleer jaarlijks bij het CIBG welke regeling voor jou geldt.
Hoe kan ik het beste samenwerken met mijn accountant voor een soepel verantwoordingsproces?
Plan al vroeg in het jaar een afspraak met je accountant om de planning voor de jaarrekening en eventuele controle vast te leggen. Zorg dat je financiële administratie gedurende het jaar op orde is en lever tijdig alle benodigde stukken aan. Maak duidelijke afspraken over wie welke onderdelen van de DigiMV-vragenlijsten invult en houd rekening met de doorlooptijd van de accountantscontrole.
Wat als mijn organisatie stopt of fuseert tijdens het verslagjaar?
Bij beëindiging of fusie blijft de verantwoordingsplicht bestaan voor de periode dat de organisatie actief was. Je dient een jaarverantwoording in over de periode tot aan de beëindiging of fusiedatum. Bij een fusie neemt de verkrijgende organisatie vaak de verantwoordingsplicht over. Neem in beide gevallen tijdig contact op met het CIBG voor specifieke instructies over jouw situatie.
Gerelateerde artikelen
- Waarom vraagt mijn administratiekantoor niet naar zorgspecifieke verantwoording?
- Wat is de invloed van verantwoordelijkheid op FWG?
- Wat regelt de cao zorg en welzijn over duurzame inzetbaarheid?
- Hoe stel je functieprofielen op die voldoen aan de nieuwe transparantie-eisen?
- Wat zijn bestuurlijke gevolgen van fouten in de jaarverantwoording zorg?