Wie mag een HKZ certificaat afgeven?

Het behalen van een HKZ certificaat is voor veel zorgorganisaties een belangrijke stap richting aantoonbare kwaliteit. Maar wie mag zo’n certificaat eigenlijk afgeven? En hoe werkt het certificeringsproces? In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over HKZ certificering, zodat je precies weet wat je kunt verwachten en hoe je jouw organisatie optimaal kunt voorbereiden.

Wat is een HKZ certificaat precies?

Een HKZ certificaat is een officieel keurmerk dat aantoont dat een zorgorganisatie voldoet aan vastgestelde kwaliteitsnormen voor de zorgsector. HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector en is specifiek ontwikkeld voor Nederlandse zorg- en welzijnsorganisaties om hun kwaliteitsmanagement te waarborgen.

Het certificaat is gebaseerd op internationale ISO-normen, maar vertaald naar de specifieke context van de Nederlandse zorgsector. Dit betekent dat de eisen aansluiten bij wet- en regelgeving zoals de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en de Governancecode Zorg.

Met een HKZ certificaat laat je als zorgorganisatie zien dat je:

• Systematisch werkt aan kwaliteitsverbetering
• Cliëntgericht handelt en de zorgvrager centraal stelt
• Processen helder hebt beschreven en geborgd
• Voldoet aan sectorspecifieke wet- en regelgeving
• Continu evalueert en verbetert op basis van resultaten

Het certificaat is drie jaar geldig, mits je jaarlijks een tussentijdse audit succesvol doorloopt. Na drie jaar volgt een hercertificeringsaudit om het certificaat te verlengen.

Welke instanties mogen een HKZ certificaat afgeven?

Alleen certificatie-instellingen die geaccrediteerd zijn door de Raad voor Accreditatie (RvA) mogen een HKZ certificaat afgeven. Deze accreditatie garandeert dat de certificerende instantie onafhankelijk, deskundig en betrouwbaar te werk gaat volgens internationale normen.

In Nederland zijn er meerdere geaccrediteerde certificatie-instellingen actief die HKZ certificaten mogen verstrekken. Bekende voorbeelden zijn:

• Kiwa Nederland
• Lloyd’s Register Nederland
• DNV (Det Norske Veritas)
• DEKRA Certification
• TÜV Nederland

Het is belangrijk om te controleren of de certificatie-instelling daadwerkelijk geaccrediteerd is voor het specifieke HKZ schema dat bij jouw sector past. De RvA houdt een openbaar register bij waarin je kunt verifiëren welke organisaties bevoegd zijn.

Waarom is accreditatie zo belangrijk?

Een certificaat van een niet-geaccrediteerde instelling heeft geen officiële waarde. Zorgverzekeraars, inspecties en andere stakeholders erkennen alleen certificaten die zijn afgegeven door RvA-geaccrediteerde partijen. Kies daarom altijd zorgvuldig en vraag vooraf naar het accreditatienummer.

Hoe verloopt het HKZ certificeringsproces?

Het HKZ certificeringsproces bestaat uit een voorbereidingsfase, een documentatiebeoordeling en een praktijkaudit. De gehele procedure duurt doorgaans zes tot twaalf maanden, afhankelijk van de omvang van je organisatie en de huidige staat van je kwaliteitsmanagementsysteem.

Het proces verloopt in de volgende stappen:

1. Voorbereiding en gap-analyse: Je brengt in kaart waar je organisatie staat ten opzichte van de HKZ normen. Welke processen zijn al geborgd en waar liggen verbeterpunten?
2. Implementatie: Je past processen, procedures en documentatie aan zodat deze voldoen aan de gestelde eisen. Dit omvat vaak het opstellen of herzien van protocollen, het trainen van medewerkers en het inrichten van een kwaliteitsmanagementsysteem.
3. Aanvraag bij certificatie-instelling: Je kiest een geaccrediteerde certificatie-instelling en dient je aanvraag in.
4. Documentatiebeoordeling (fase 1): De auditor beoordeelt je documentatie op volledigheid en conformiteit met de HKZ normen.
5. Praktijkaudit (fase 2): De auditor bezoekt je organisatie en toetst of de beschreven processen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd in de praktijk.
6. Certificaatbeslissing: Op basis van de auditresultaten besluit de certificatie-instelling of het certificaat wordt toegekend.

Na certificering volgen jaarlijkse controleaudits en na drie jaar een volledige hercertificering. Dit zorgt ervoor dat kwaliteitsverbetering een doorlopend proces blijft.

Wat is het verschil tussen HKZ en ISO certificering?

HKZ certificering is een sectorspecifieke variant van ISO 9001, speciaal ontwikkeld voor de Nederlandse zorg- en welzijnssector. Waar ISO 9001 generiek toepasbaar is op alle branches, voegt HKZ sectorspecifieke eisen toe die aansluiten bij zorgregelgeving en de praktijk van zorgverlening.

De belangrijkste verschillen op een rij:

• Doelgroep: ISO 9001 is geschikt voor alle sectoren, HKZ richt zich uitsluitend op zorg en welzijn
• Inhoud: HKZ bevat aanvullende eisen rondom cliëntveiligheid, medezeggenschap en zorgspecifieke wet- en regelgeving
• Erkenning: In de zorgsector wordt HKZ vaak als relevanter beschouwd door zorgverzekeraars en toezichthouders
• Basis: HKZ is gebaseerd op ISO 9001, dus veel principes overlappen

Voor zorgorganisaties is HKZ certificering vaak de logische keuze, omdat het direct aansluit bij de eisen die specifiek aan de zorgsector worden gesteld. Een ISO 9001 certificaat kan waardevol zijn als je ook buiten de zorgsector actief bent of internationale erkenning nastreeft.

Kun je beide certificaten combineren?

Ja, dat is mogelijk. Sommige organisaties kiezen voor een gecombineerde audit waarbij zowel HKZ als ISO 9001 wordt getoetst. Dit bespaart tijd en kosten doordat veel eisen overlappen.

Wat kost HKZ certificering voor een zorginstelling?

De kosten voor HKZ certificering variëren van enkele duizenden tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de grootte van je organisatie en de complexiteit van je dienstverlening. Een kleine praktijk betaalt minder dan een grote zorginstelling met meerdere locaties.

De totale investering bestaat uit verschillende componenten:

• Voorbereidingskosten: Interne uren voor het opzetten of verbeteren van je kwaliteitsmanagementsysteem, eventueel aangevuld met externe begeleiding
• Certificeringskosten: De tarieven van de certificatie-instelling voor de initiële audit (fase 1 en 2)
• Jaarlijkse controleaudits: Kosten voor de tussentijdse audits gedurende de certificaatperiode
• Hercertificering: Na drie jaar de kosten voor een volledige hercertificeringsaudit

Als indicatie: voor een middelgrote zorgorganisatie kun je rekenen op certificeringskosten van ongeveer 5.000 tot 15.000 euro voor de initiële audit, plus jaarlijkse controleaudits van 2.000 tot 5.000 euro. De voorbereidingskosten zijn sterk afhankelijk van je huidige situatie en kunnen variëren van enkele duizenden euro’s tot substantieel meer als er veel moet worden aangepast.

Vraag altijd offertes aan bij meerdere geaccrediteerde certificatie-instellingen om prijzen te vergelijken. Let daarbij niet alleen op de kosten, maar ook op de ervaring van de auditors met jouw specifieke zorgsector.

Hoe Vandaag® helpt met HKZ certificering

Bij Vandaag® begrijpen we dat het behalen van een HKZ certificaat meer vraagt dan alleen het afvinken van een checklist. Het gaat om het daadwerkelijk verbeteren van je kwaliteitsmanagement, zodat je medewerkers zich kunnen richten op waar het echt om draait: aandacht voor mensen.

Wij ondersteunen zorgorganisaties bij het volledige HKZ traject:

• Gap-analyse: We brengen helder in kaart waar je organisatie staat en welke stappen nodig zijn
• Procesoptimalisatie: Met onze LEAN-expertise stroomlijnen we processen zodat ze voldoen aan de normen én werkbaar zijn in de praktijk
• Documentatie en borging: We helpen bij het opstellen en implementeren van protocollen en procedures
• Auditvoorbereiding: We bereiden je team voor op de audit, zodat iedereen weet wat te verwachten
• Doorlopende ondersteuning: Ook na certificering blijven we beschikbaar voor vragen en verdere optimalisatie

Onze integrale aanpak zorgt ervoor dat kwaliteitsverbetering geen losstaand project is, maar verweven raakt met je dagelijkse werkprocessen. Geen dikke rapporten, maar blijvende impact.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij HKZ certificering? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.

Gerelateerde artikelen

• Hoe train je medewerkers in het gebruik van een ECD?
• Welke stappen neem je bij het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon?
• Waarom kiezen zorgorganisaties voor externe vertrouwenspersonen?
• Wanneer moet een jaarverantwoording zorg worden ingediend?
• Kun je financiële administratie uitbesteden als zorginstelling?