Voor de jaarverantwoording zorg moet je de jaarrekening, het bestuursverslag, de DigiMV-vragenlijsten en eventuele accountantsverklaringen aanleveren. De exacte documenten hangen af van je organisatiegrootte en rechtsvorm. Kleine zorgaanbieders hebben een verlicht regime, terwijl grote instellingen uitgebreidere verantwoording moeten afleggen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over deadlines, benodigde documenten, het DigiMV-systeem en veelgemaakte fouten.
Wanneer moet de jaarverantwoording zorg worden ingediend?
De jaarverantwoording zorg moet uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verslagjaar worden ingediend. Voor verslagjaar 2025 betekent dit dat alle documenten vóór 1 juni 2026 aangeleverd moeten zijn via het DigiMV-portaal van het CIBG.
Deze deadline geldt voor alle zorgaanbieders die onder de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) vallen. Het is belangrijk om ruim voor deze datum te beginnen met de voorbereidingen, aangezien het verzamelen en controleren van alle benodigde informatie tijd kost. Veel zorgorganisaties starten daarom al in januari of februari met het opstellen van de jaarrekening en het bestuursverslag.
Let op: de deadline van 1 juni is een harde grens. Te laat indienen kan leiden tot handhavingsmaatregelen door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Zorg er dus voor dat je een realistische planning maakt die rekening houdt met:
- De doorlooptijd van je accountant voor controle of samenstelling
- Interne goedkeuring door bestuur en eventueel toezichthouders
- Technische verwerking in DigiMV
- Een marge voor onvoorziene vertragingen
Welke documenten heb je nodig voor de jaarverantwoording?
De basisset documenten voor de jaarverantwoording zorg bestaat uit de jaarrekening, het bestuursverslag en de ingevulde DigiMV-vragenlijsten. Afhankelijk van je organisatiegrootte en rechtsvorm kunnen daar een controleverklaring of beoordelingsverklaring van een accountant en aanvullende bijlagen bij komen.
Financiële documenten
De jaarrekening vormt het hart van je jaarverantwoording. Deze moet worden opgesteld volgens de Regeling verslaggeving WTZi of, voor bepaalde organisaties, de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. De jaarrekening bevat minimaal de balans, de resultatenrekening en een toelichting op beide. Voor grotere organisaties gelden aanvullende eisen, zoals een kasstroomoverzicht en uitgebreidere toelichtingen.
Daarnaast lever je het bestuursverslag aan. Hierin beschrijf je de belangrijkste ontwikkelingen binnen je organisatie, de financiële situatie, risico’s en het gevoerde beleid. Voor zorginstellingen is het belangrijk om ook in te gaan op kwaliteit van zorg en personele ontwikkelingen.
DigiMV-vragenlijsten
Via DigiMV vul je verschillende vragenlijsten in die specifieke informatie opvragen over je organisatie. Deze vragenlijsten zijn onderverdeeld in modules, waaronder:
- Algemene gegevens over je organisatie en bestuursstructuur
- Financiële kerngegevens uit de jaarrekening
- Informatie over governance en medezeggenschap
- Gegevens over personeel en productie
- Informatie over kwaliteit en veiligheid
De exacte vragenlijsten die je moet invullen, worden bepaald door de kenmerken van je organisatie. DigiMV selecteert automatisch de relevante modules op basis van je registratiegegevens.
Hoe werkt het aanleveren via DigiMV?
DigiMV is het digitale portaal van het CIBG waar je alle onderdelen van de jaarverantwoording zorg invoert en uploadt. Je logt in met eHerkenning niveau 3, vult de vragenlijsten in, uploadt je jaarrekening en bestuursverslag als PDF, en dient het geheel digitaal in.
Het aanleverproces via DigiMV verloopt in een aantal stappen. Allereerst heb je eHerkenning nodig op minimaal betrouwbaarheidsniveau 3. Zorg dat je dit ruim van tevoren regelt, want de aanvraag kan enkele weken duren. Daarnaast moet de juiste persoon binnen je organisatie gemachtigd zijn om namens de zorgaanbieder de verantwoording in te dienen.
Eenmaal ingelogd kun je aan de slag met de vragenlijsten. DigiMV biedt de mogelijkheid om tussentijds op te slaan, zodat je niet alles in één sessie hoeft af te ronden. Dit is handig omdat je mogelijk informatie van verschillende afdelingen moet verzamelen. De vragenlijsten bevatten validaties die direct controleren of je antwoorden logisch en volledig zijn.
Je jaarrekening en bestuursverslag upload je als PDF-bestanden. Let erop dat deze documenten goed leesbaar zijn en aan de technische eisen voldoen. Na het uploaden en invullen van alle onderdelen kun je een conceptversie bekijken voordat je definitief indient. Na indiening ontvang je een bevestiging en kun je de status van je verantwoording volgen in het portaal.
Wat is het verschil tussen kleine en grote zorginstellingen bij de jaarverantwoording?
Kleine zorgaanbieders hebben een verlicht verantwoordingsregime met minder uitgebreide vragenlijsten en geen verplichte accountantscontrole. Grote zorginstellingen moeten een volledige jaarrekening met controleverklaring aanleveren en uitgebreidere vragenlijsten invullen over governance, kwaliteit en bedrijfsvoering.
De indeling in categorieën is gebaseerd op criteria zoals omzet, balanstotaal en aantal medewerkers. Kleine zorgaanbieders zijn organisaties die onder bepaalde drempelwaarden blijven. Voor hen geldt een vereenvoudigd regime waarbij de administratieve last beperkt blijft. Dit betekent concreet dat zij:
- Een verkorte jaarrekening mogen aanleveren
- Geen controleverklaring van een accountant nodig hebben
- Minder uitgebreide vragenlijsten hoeven in te vullen
- Een beperktere toelichting mogen geven
Grote zorginstellingen daarentegen hebben te maken met uitgebreidere eisen. Zij moeten een volledige jaarrekening opstellen die door een accountant is gecontroleerd. De vragenlijsten in DigiMV zijn uitgebreider en vragen meer detailinformatie over onderwerpen als governance, risicomanagement, kwaliteitsbeleid en personeelsbezetting.
Daarnaast gelden voor bepaalde grote instellingen aanvullende eisen rondom de Wet normering topinkomens (WNT). Bezoldigingsgegevens van bestuurders en toezichthouders moeten worden verantwoord en gecontroleerd. Dit vraagt om zorgvuldige documentatie en tijdige afstemming met je accountant.
Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij de jaarverantwoording?
De meest voorkomende fouten bij de jaarverantwoording zorg zijn inconsistenties tussen de jaarrekening en de DigiMV-vragenlijsten, onvolledige WNT-verantwoording, te laat starten met de voorbereiding en technische problemen bij het uploaden van documenten.
Een veelgemaakte fout is dat cijfers in de vragenlijsten niet overeenkomen met de jaarrekening. DigiMV voert automatische controles uit, maar niet alle inconsistenties worden direct gesignaleerd. Controleer daarom altijd handmatig of de financiële gegevens die je invult exact overeenkomen met je jaarrekening. Kleine afrondingsverschillen kunnen al tot vragen leiden.
De WNT-verantwoording blijkt in de praktijk een valkuil. Veel organisaties vergeten bepaalde componenten mee te nemen in de bezoldigingsberekening of hanteren een onjuiste systematiek. Denk aan pensioenpremies, onkostenvergoedingen of vergoedingen voor nevenfuncties. Laat deze verantwoording altijd controleren door iemand met specifieke WNT-kennis.
Te laat beginnen is een andere klassieke fout. Organisaties onderschatten hoeveel tijd het kost om alle informatie te verzamelen, de jaarrekening op te stellen, deze te laten controleren en vervolgens alles correct in DigiMV te verwerken. Start daarom uiterlijk in februari met de voorbereidingen.
Tot slot gaat het regelmatig mis met technische aspecten. PDF-bestanden die niet aan de eisen voldoen, verlopen eHerkenning-certificaten of machtigingsproblemen zorgen voor onnodige vertraging. Test ruim voor de deadline of je kunt inloggen en of je testbestanden kunt uploaden.
Hoe Vandaag® helpt bij de jaarverantwoording zorg
Bij Vandaag® begrijpen we dat de jaarverantwoording zorg veel tijd en aandacht vraagt die je liever besteedt aan je cliënten. Wij nemen de zorgen rondom je financiële administratie en jaarverantwoording uit handen, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: goede zorg leveren.
Onze aanpak bij de jaarverantwoording omvat:
- Tijdige en correcte verwerking van je financiële administratie gedurende het hele jaar, zodat de jaarrekening geen verrassingen oplevert
- Specialistische kennis van zorgverslaggeving, WNT-regelgeving en DigiMV-vereisten
- Volledige ontzorging van het aanleverproces, inclusief afstemming met accountants en controle op consistentie
- Actuele stuurinformatie gedurende het jaar, zodat je niet alleen terugkijkt maar ook vooruit kunt plannen
Een zorgjaarrekening is geen standaard jaarrekening. Wij kennen de specifieke eisen, de valkuilen en de deadlines. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij een soepele en tijdige jaarverantwoording.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik de deadline van 1 juni niet haal?
Bij te late indiening kan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) handhavingsmaatregelen treffen. Dit kan variëren van een waarschuwing tot een last onder dwangsom. Neem bij dreigende vertraging zo snel mogelijk contact op met het CIBG om de situatie te bespreken en vraag eventueel om uitstel met een geldige onderbouwing.
Hoe vraag ik eHerkenning aan en hoelang duurt dit proces?
eHerkenning vraag je aan bij een erkende leverancier zoals KPN, Digidentity of ReconiD. Het aanvraagproces duurt gemiddeld 1 tot 3 weken, afhankelijk van de leverancier en of je al geregistreerd staat in het Handelsregister. Begin hier minimaal 4 weken voor je eerste DigiMV-sessie mee om vertragingen te voorkomen.
Kan ik de jaarverantwoording zelf indienen of heb ik altijd een accountant nodig?
Dit hangt af van je organisatiegrootte. Kleine zorgaanbieders mogen zelf de jaarverantwoording indienen zonder accountantscontrole. Grote zorginstellingen zijn verplicht een controleverklaring van een accountant bij te voegen. Controleer aan de hand van de criteria (omzet, balanstotaal, medewerkers) in welke categorie jouw organisatie valt.
Hoe weet ik of mijn organisatie als 'klein' of 'groot' wordt geclassificeerd?
De classificatie is gebaseerd op drie criteria: netto-omzet, balanstotaal en gemiddeld aantal werknemers. Je bent een kleine zorgaanbieder als je aan minimaal twee van de drie drempelwaarden voldoet. De exacte grensbedragen worden jaarlijks gepubliceerd door het CIBG. Check de actuele criteria op de website van DigiMV of raadpleeg je accountant voor zekerheid.
Wat doe ik als DigiMV een foutmelding geeft bij het uploaden van mijn PDF?
Controleer eerst of je PDF aan de technische eisen voldoet: maximale bestandsgrootte, geen wachtwoordbeveiliging en goede leesbaarheid. Probeer het bestand opnieuw op te slaan via ‘Afdrukken naar PDF’ om eventuele corrupte data te verwijderen. Werkt het nog steeds niet? Neem contact op met de DigiMV-helpdesk via het CIBG; zij kunnen specifieke technische problemen identificeren.
Moet ik vorig jaar ook corrigeren als ik fouten ontdek in een eerdere jaarverantwoording?
Materiële fouten in eerdere jaarverantwoordingen moeten worden gecorrigeerd. Neem contact op met het CIBG om te bespreken hoe je een correctie kunt doorvoeren. Voor kleine afwijkingen kun je vaak volstaan met een toelichting in de huidige jaarverantwoording. Raadpleeg je accountant over de juiste verwerkingswijze volgens de geldende verslaggevingsrichtlijnen.
Welke tips zijn er om de WNT-verantwoording foutloos te maken?
Houd gedurende het jaar een actueel WNT-dossier bij met alle bezoldigingscomponenten per topfunctionaris. Vergeet geen pensioenpremies, belaste onkostenvergoedingen of uitkeringen bij vertrek. Gebruik de WNT-rekentool van het ministerie van BZK om bezoldigingen te berekenen en laat de verantwoording altijd reviewen door een specialist met WNT-ervaring voordat je indient.