DigiMV is het digitale portaal van het CIBG waarmee zorginstellingen in Nederland hun jaarlijkse verantwoording aanleveren. Zorgaanbieders die onder de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) vallen, zijn verplicht om via DigiMV gegevens over hun organisatie, kwaliteit en financiën te rapporteren. De standaarddeadline voor het aanleveren van DigiMV is 1 juni, maar dit kan per jaar verschillen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over DigiMV: wie moet aanleveren, wanneer, hoe, en wat de gevolgen zijn als je de deadline mist.
Welke zorginstellingen moeten DigiMV aanleveren?
Zorginstellingen die onder de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) vallen en een vergunning of meldplicht hebben, zijn verplicht om via DigiMV hun jaarverantwoording aan te leveren. Dit geldt voor zowel grote zorgorganisaties als kleinere aanbieders die zorg verlenen vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw), Wet langdurige zorg (Wlz) of Jeugdwet.
De verplichting tot het aanleveren van DigiMV geldt specifiek voor:
- Zorginstellingen met een Wtza-vergunning, zoals GGZ-instellingen, ziekenhuizen, verpleeghuizen en revalidatiecentra
- Jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen die onder de Jeugdwet vallen
- Thuiszorgorganisaties die persoonlijke verzorging of verpleging bieden
- Forensische zorgaanbieders
- Huisartsenpraktijken en andere eerstelijnszorgaanbieders met een vergunningsplicht
Sommige zorgaanbieders zijn vrijgesteld van de volledige jaarverantwoording. Solisten, zoals zelfstandige huisartsen of vrijgevestigde psychologen zonder personeel, hoeven vaak alleen een beperkte vragenlijst in te vullen. De exacte verplichting hangt af van de rechtsvorm, omvang en het type zorg dat wordt geleverd. Bij twijfel kun je op de website van het CIBG controleren of jouw organisatie verantwoordingsplichtig is.
Wanneer is de deadline voor DigiMV?
De deadline voor het aanleveren van DigiMV is in de regel 1 juni van het jaar volgend op het verslagjaar. Voor de jaarverantwoording over 2025 betekent dit dat zorginstellingen uiterlijk 1 juni 2026 hun gegevens moeten hebben ingediend bij het CIBG.
Het is belangrijk om deze datum ruim van tevoren in de planning op te nemen. De ervaring leert dat veel zorginstellingen pas in de laatste weken voor de deadline aan de slag gaan met DigiMV, wat tot onnodige stress en fouten kan leiden. Het verzamelen van alle benodigde gegevens, het afstemmen met accountants en het controleren van de ingevoerde informatie kost meer tijd dan vaak wordt ingeschat.
Houd ook rekening met de volgende aandachtspunten rondom de DigiMV-deadline:
- De jaarrekening moet vaak eerder gereed zijn, omdat financiële gegevens onderdeel zijn van de verantwoording
- Het CIBG stuurt doorgaans begin van het jaar een uitnodiging met de exacte deadline en instructies
- Bij technische problemen met het portaal vlak voor de deadline biedt het CIBG beperkt coulance
- Controleer jaarlijks of de deadline is aangepast, want incidenteel worden data gewijzigd
Een praktische aanpak is om direct na het afronden van de jaarrekening te starten met de DigiMV-vragenlijst. Zo voorkom je tijdsdruk en heb je ruimte om eventuele onduidelijkheden uit te zoeken.
Hoe lever je DigiMV aan bij het CIBG?
Het aanleveren van DigiMV gebeurt volledig digitaal via het DigiMV-portaal op de website van het CIBG. Je logt in met eHerkenning niveau 3 of hoger, vult de vragenlijsten in die voor jouw organisatie van toepassing zijn, en dient deze vervolgens in. Na succesvolle indiening ontvang je een bevestiging.
Het proces voor het aanleveren van DigiMV verloopt in de volgende stappen:
- Toegang regelen: Zorg dat je beschikt over eHerkenning met het juiste betrouwbaarheidsniveau. Vraag dit tijdig aan, want de aanvraagprocedure kan enkele weken duren.
- Inloggen op het portaal: Ga naar het DigiMV-portaal via de CIBG-website en log in met je eHerkenningsmiddel.
- Vragenlijsten selecteren: Het systeem toont automatisch welke vragenlijsten jouw organisatie moet invullen op basis van de registratiegegevens.
- Gegevens invoeren: Vul alle vragen zorgvuldig in. Je kunt tussentijds opslaan en later verder werken.
- Documenten uploaden: Voeg indien vereist de jaarrekening en het accountantsverslag toe als bijlage.
- Controleren en indienen: Controleer alle ingevulde gegevens en dien de verantwoording definitief in.
Een veelgemaakte fout is het te laat aanvragen van eHerkenning. Zonder geldig eHerkenningsmiddel kun je simpelweg niet inloggen op het portaal. Zorg daarom dat de juiste personen binnen je organisatie tijdig over de benodigde inloggegevens beschikken. Het is ook verstandig om één persoon verantwoordelijk te maken voor de coördinatie van de jaarverantwoording.
Wat wordt er precies uitgevraagd in DigiMV?
De DigiMV-vragenlijst bevat vragen over de organisatiestructuur, governance, kwaliteit van zorg, personeel en financiële gegevens van je zorginstelling. De exacte vragen verschillen per type zorgaanbieder en rechtsvorm, maar omvatten altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve informatie.
De belangrijkste onderdelen van de DigiMV-uitvraag zijn:
Organisatie en governance
Hier worden vragen gesteld over de bestuursstructuur, toezichthoudende organen en de naleving van de Governancecode Zorg. Je geeft aan wie de bestuurders zijn, hoe het interne toezicht is geregeld en of er sprake is van belangenverstrengeling. Ook worden vragen gesteld over de medezeggenschap van cliënten en medewerkers.
Kwaliteit en bedrijfsvoering
Dit onderdeel richt zich op de kwaliteit van de geleverde zorg en de bedrijfsvoering. Denk aan vragen over het kwaliteitsmanagementsysteem, klachtenafhandeling, incidentenregistratie en de wijze waarop de organisatie werkt aan continue verbetering. Ook worden gegevens uitgevraagd over het personeelsbestand, zoals het aantal medewerkers, verzuimcijfers en de inzet van flexibel personeel.
Daarnaast moet je financiële gegevens aanleveren, waaronder de jaarrekening en het accountantsverslag. Voor grotere zorginstellingen gelden aanvullende eisen rondom de WNT-verantwoording, waarin topinkomens worden verantwoord. De WTZi-verantwoording is inmiddels opgegaan in de bredere Wtza-verantwoording via DigiMV.
Wat zijn de gevolgen als je DigiMV niet of te laat aanlevert?
Als je DigiMV niet of te laat aanlevert, kan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) handhavend optreden. Dit kan variëren van een waarschuwing tot een last onder dwangsom of zelfs intrekking van de Wtza-vergunning bij herhaalde niet-naleving. Daarnaast wordt niet-tijdige aanlevering openbaar gemaakt.
De gevolgen van het missen van de DigiMV-deadline zijn serieus te nemen:
- Vermelding op openbare lijst: Het CIBG publiceert welke zorginstellingen niet tijdig hebben aangeleverd. Dit kan reputatieschade opleveren bij zorgverzekeraars, gemeenten en andere opdrachtgevers.
- Handhaving door IGJ: De inspectie kan een onderzoek starten en maatregelen opleggen, variërend van een aanwijzing tot een last onder dwangsom.
- Problemen met contractering: Zorgverzekeraars en gemeenten kunnen de jaarverantwoording meewegen bij de contractering. Ontbrekende of onvolledige verantwoording kan leiden tot vragen of zelfs uitsluiting van contracten.
- Intrekking vergunning: Bij structurele niet-naleving kan de Wtza-vergunning worden ingetrokken, waardoor de organisatie geen zorg meer mag verlenen.
Mocht je onverhoopt de deadline niet halen, neem dan direct contact op met het CIBG. In sommige gevallen is er ruimte voor een hersteltermijn, maar dit is geen garantie. Voorkomen is uiteraard beter dan genezen: zorg voor een tijdige planning en duidelijke verantwoordelijkheden binnen je organisatie.
Hoe Vandaag® helpt bij DigiMV en jaarverantwoording
Bij Vandaag® begrijpen we dat de jaarverantwoording via DigiMV voor veel zorginstellingen een tijdrovende en complexe klus is. De combinatie van financiële gegevens, kwaliteitsinformatie en governancevragen vraagt om zorgvuldigheid en kennis van de specifieke regelgeving in de zorgsector. Wij ondersteunen zorgorganisaties bij het stroomlijnen van dit proces.
Onze aanpak bij DigiMV en jaarverantwoording omvat:
- Het verzorgen van een complete financiële administratie die direct aansluit op de DigiMV-uitvraag
- Tijdige oplevering van de jaarrekening, zodat je ruim voor de deadline alle documenten beschikbaar hebt
- Ondersteuning bij het invullen van de vragenlijsten en het verzamelen van de benodigde gegevens
- Advies over governance en kwaliteitsverantwoording die voldoet aan de eisen van toezichthouders
Met onze sectorspecifieke kennis voorkomen we verrassingen en zorgen we dat de jaarverantwoording geen last is, maar een gestroomlijnd proces. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen bij DigiMV en de financiële administratie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doen als ik halverwege het invullen van DigiMV vastloop door technische problemen?
Sla eerst je ingevulde gegevens op via de tussentijdse opslagfunctie en maak een screenshot van eventuele foutmeldingen. Neem vervolgens contact op met de helpdesk van het CIBG via hun website of telefonisch. Documenteer het probleem goed, inclusief datum en tijdstip, zodat je bij eventuele deadlineproblemen kunt aantonen dat je tijdig bent begonnen. Wacht niet tot de laatste dagen voor de deadline met invullen, want de helpdesk is dan vaak overbelast.
Kan ik iemand anders machtigen om namens mijn zorginstelling DigiMV in te vullen?
Ja, je kunt een medewerker of externe partij machtigen via eHerkenning. Dit regel je via het machtigingsregister van eHerkenning, waarbij je specifiek de dienst ‘DigiMV Jaarverantwoording’ selecteert. Zorg dat de gemachtigde persoon beschikt over een eigen eHerkenningsmiddel op minimaal niveau 3. Houd er rekening mee dat het instellen van machtigingen enkele dagen kan duren, dus regel dit ruim voor de deadline.
Hoe weet ik zeker dat mijn DigiMV-aanlevering succesvol is ingediend?
Na het definitief indienen ontvang je een bevestigingsscherm in het portaal en een bevestigingsmail op het e-mailadres dat gekoppeld is aan je account. Bewaar deze bevestiging zorgvuldig als bewijs van tijdige indiening. Je kunt ook in het DigiMV-portaal terugzien dat de status van je aanlevering op ‘Ingediend’ staat. Controleer altijd of je de bevestigingsmail daadwerkelijk hebt ontvangen; check eventueel je spamfolder.
Wat als mijn jaarrekening nog niet door de accountant is goedgekeurd voor de DigiMV-deadline?
Je bent verplicht om de jaarrekening inclusief accountantsverklaring aan te leveren, dus een niet-goedgekeurde jaarrekening is geen geldige aanlevering. Stem daarom vroeg in het jaar af met je accountant over de planning en communiceer de DigiMV-deadline duidelijk. Als je voorziet dat de jaarrekening niet op tijd klaar is, neem dan proactief contact op met het CIBG om de mogelijkheden te bespreken. In uitzonderlijke gevallen kan een hersteltermijn worden geboden, maar reken hier niet op.
Kan ik na het indienen van DigiMV nog wijzigingen doorvoeren als ik een fout ontdek?
Na definitieve indiening kun je in principe geen wijzigingen meer doorvoeren in het portaal. Ontdek je een fout, neem dan zo snel mogelijk contact op met het CIBG om te vragen naar de mogelijkheden voor correctie. Bij kleine fouten kan soms een aanvullende verklaring worden ingediend, bij grotere fouten kan het CIBG de aanlevering heropenen. Voorkom dit door voor indiening alle gegevens grondig te controleren, bij voorkeur door een tweede persoon.
Moet ik als startende zorgaanbieder in mijn eerste jaar ook DigiMV aanleveren?
Dit hangt af van wanneer je bent gestart en of je een volledig boekjaar hebt gedraaid. Als je bijvoorbeeld in september 2025 bent gestart, lever je over 2025 een jaarverantwoording aan die betrekking heeft op de periode vanaf je startdatum. Het CIBG stuurt je een uitnodiging als je verantwoordingsplichtig bent. Bij twijfel kun je contact opnemen met het CIBG of op hun website controleren of en welke vragenlijsten je moet invullen.
Welke documenten kan ik het beste alvast verzamelen om het DigiMV-proces te versnellen?
Begin met het verzamelen van je vastgestelde jaarrekening en accountantsverklaring, organogrammen, bestuursverslagen en een overzicht van je governance-structuur. Daarnaast zijn personeelsgegevens belangrijk: denk aan FTE-overzichten, verzuimpercentages en informatie over flexibele inhuur. Verzamel ook documentatie over je kwaliteitsmanagementsysteem, klachtenregistratie en cliënttevredenheidsonderzoeken. Door deze documenten vooraf te ordenen, kun je de vragenlijsten veel sneller en nauwkeuriger invullen.