Welke zorginstellingen moeten een jaarverantwoording indienen?
Alle zorginstellingen die zorg verlenen op basis van de Wet langdurige zorg (Wlz), Zorgverzekeringswet (Zvw) of Jeugdwet zijn verplicht om jaarlijks een jaarverantwoording zorg in te dienen. Dit geldt voor zowel grote ziekenhuizen als kleinere thuiszorgorganisaties, GGZ-instellingen, jeugdzorginstellingen, ouderenzorginstellingen en instellingen voor gehandicaptenzorg.
De verantwoordingsplicht zorg vloeit voort uit de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) en is bedoeld om transparantie te waarborgen over de besteding van publieke middelen in de zorgsector. Het CIBG, de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van VWS, houdt toezicht op de naleving van deze verplichting.
Specifiek gaat het om de volgende categorieën:
- Zorgaanbieders met een WTZi-toelating of die vallen onder de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza)
- Jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen
- Forensische zorgaanbieders
- Zorgaanbieders die pgb-gefinancierde zorg leveren boven bepaalde drempelbedragen
Er bestaan wel uitzonderingen. Solistische zorgverleners zonder personeel, zoals zelfstandige huisartsen of fysiotherapeuten zonder praktijkmedewerkers, hebben vaak een verlichte verantwoordingsplicht of zijn geheel vrijgesteld. De exacte criteria hangen af van de omzet en het type zorg dat wordt geleverd.
Wat moet er precies worden aangeleverd bij de jaarverantwoording?
De jaarverantwoording zorg bestaat uit drie hoofdonderdelen: de jaarrekening, een vragenlijst over de bedrijfsvoering en eventuele aanvullende documenten zoals een accountantsverklaring. De exacte vereisten verschillen per type zorginstelling en omvang van de organisatie.
De jaarrekening zorg is geen standaard MKB-jaarrekening. Er gelden specifieke verslaggevingsregels die zijn vastgelegd in de Regeling openbare jaarverantwoording WMG. Deze regeling schrijft voor welke financiële informatie moet worden opgenomen en in welke vorm.
Onderdelen van de jaarrekening
De jaarrekening bevat minimaal een balans, een resultatenrekening en een toelichting op beide. Grotere zorginstellingen moeten daarnaast een kasstroomoverzicht en een bestuursverslag opnemen. De WTZi-jaarverantwoording vereist ook specifieke informatie over de governance, zoals de bezoldiging van bestuurders en toezichthouders.
De vragenlijst en aanvullende stukken
Naast de financiële stukken vullen zorginstellingen een vragenlijst in over onderwerpen als kwaliteit, personeel en governance. Afhankelijk van de omvang van de organisatie is een controleverklaring of beoordelingsverklaring van een accountant verplicht. Instellingen met een jaaromzet boven de 12 miljoen euro hebben altijd een controleverklaring nodig.
Hoe verloopt het indieningsproces via DigiMV?
Het indienen van de jaarverantwoording gebeurt uitsluitend via DigiMV, het digitale portaal van het CIBG. Zorginstellingen loggen in met eHerkenning niveau 3 of hoger, vullen de gevraagde gegevens in en uploaden de benodigde documenten. Het systeem controleert automatisch op volledigheid voordat definitieve indiening mogelijk is.
Het proces begint met het aanmaken of bijwerken van het organisatieprofiel in DigiMV. Vervolgens selecteert de instelling het juiste verantwoordingsjaar en krijgt toegang tot de relevante formulieren. De jaarrekening wordt als PDF geüpload, terwijl de vragenlijst direct in het systeem wordt ingevuld.
Een aantal praktische aandachtspunten bij het indienen:
- Zorg tijdig voor geldige eHerkenning met de juiste machtigingen
- Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld voordat je indient
- Bewaar een kopie van de bevestiging na succesvolle indiening
- Houd rekening met mogelijke drukte op het systeem richting de deadline
Na indiening ontvangt de zorginstelling een ontvangstbevestiging. Het CIBG voert vervolgens een inhoudelijke controle uit en kan om aanvullende informatie vragen. Het is daarom verstandig om ook na indiening bereikbaar te blijven en eventuele vragen snel te beantwoorden.
Wat zijn de gevolgen van te laat of niet indienen?
Te laat of niet indienen van de jaarverantwoording zorg kan leiden tot handhavingsmaatregelen door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), variërend van een waarschuwing tot een boete die kan oplopen tot 500.000 euro. Daarnaast wordt de naam van de instelling gepubliceerd op een openbare lijst van niet-tijdige indieners.
De deadline voor de jaarverantwoording zorg is 1 juni van het jaar volgend op het verslagjaar. Voor verslagjaar 2025 moet de jaarverantwoording dus uiterlijk op 1 juni 2026 zijn ingediend via DigiMV. Deze deadline is strikt en uitstel wordt alleen in uitzonderlijke gevallen verleend.
De consequenties van niet-naleving zijn aanzienlijk:
- Reputatieschade door publicatie op de openbare lijst van overtreders
- Mogelijke gevolgen voor contractonderhandelingen met zorgverzekeraars
- Verhoogd toezicht door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
- In ernstige gevallen kan de NZa een last onder dwangsom opleggen
Ook onvolledige of onjuiste verantwoordingen kunnen tot handhaving leiden. Het is daarom essentieel om niet alleen tijdig, maar ook zorgvuldig en volledig aan te leveren. De NZa hanteert een escalatiemodel waarbij herhaalde overtredingen zwaarder worden bestraft.
Hoe bereid je de jaarverantwoording tijdig voor?
Een tijdige jaarverantwoording begint met een goed georganiseerde financiële administratie gedurende het hele jaar. Start minimaal drie maanden voor de deadline met het verzamelen van alle benodigde documenten en plan de accountantscontrole ruim van tevoren in. Een gestructureerde aanpak voorkomt stress en fouten.
Het opstellen van een realistische planning is cruciaal. Werk vanaf januari toe naar de deadline door concrete mijlpalen te stellen voor het afsluiten van de boekhouding, het opstellen van de jaarrekening en het doorlopen van de accountantscontrole.
Praktische stappen voor een soepel proces:
- Sluit de financiële administratie af binnen zes weken na jaareinde
- Plan de accountantscontrole in februari of maart
- Verzamel alle governance-informatie voor de vragenlijst
- Test de toegang tot DigiMV en eHerkenning ruim voor de deadline
- Reserveer tijd voor eventuele correcties of aanvullingen
Een actuele en betrouwbare administratie gedurende het jaar maakt het verschil. Organisaties die maandelijks hun cijfers op orde hebben, ervaren de jaarverantwoording als een logisch sluitstuk in plaats van een stressvolle inhaalslag. Investeer daarom in goede processen en systemen die het hele jaar door actuele stuurinformatie opleveren.
Hoe Vandaag® helpt bij de jaarverantwoording zorg
Bij Vandaag® verzorgen we de financiële administratie van zorgorganisaties van factuur tot jaarrekening, met diepgaande kennis van de zorgsector als uitgangspunt. We begrijpen dat een zorgjaarrekening geen standaard jaarrekening is en dat de verantwoordingseisen richting financiers en toezichthouders specifieke expertise vragen.
Onze ondersteuning bij de jaarverantwoording omvat:
- Complete verzorging van de financiële administratie conform de Regeling openbare jaarverantwoording WMG
- Tijdige en correcte verwerking zodat deadlines nooit in gevaar komen
- Transparante en up-to-date administratie gedurende het hele jaar
- Actuele stuurinformatie waarop bestuurders kunnen acteren, niet alleen terugkijken via de jaarrekening
- Volledige naleving van wet- en regelgeving en afspraken met financiers
Geen losse eindjes, geen verrassingen aan het einde van het jaar. Zo ontstaat ruimte om te sturen op beleid en op de kwaliteit van zorg, in plaats van energie te verliezen aan achterstallige of onduidelijke cijfers. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe we jouw organisatie kunnen ontzorgen bij de jaarverantwoording en financiële administratie.
Veelgestelde vragen
Wat als mijn zorginstelling net is opgericht en nog geen volledig boekjaar heeft gedraaid?
Ook nieuw opgerichte zorginstellingen zijn verantwoordingsplichtig vanaf het moment dat zij zorg verlenen. Je dient dan een jaarverantwoording in over de periode vanaf oprichting tot en met 31 december. De jaarrekening beslaat in dat geval een ‘verlengd’ of ‘verkort’ boekjaar. Neem bij twijfel contact op met het CIBG om te bepalen welke onderdelen voor jouw situatie verplicht zijn.
Kan ik uitstel aanvragen als ik de deadline van 1 juni niet haal?
Uitstel wordt alleen in zeer uitzonderlijke gevallen verleend, bijvoorbeeld bij overmacht zoals een brand of calamiteit. Een verzoek tot uitstel moet je ruim voor de deadline indienen bij het CIBG met een duidelijke onderbouwing. Wacht hier niet mee tot het laatste moment, want de kans op goedkeuring is klein en je loopt anders alsnog risico op handhaving.
Hoe weet ik of mijn organisatie een controleverklaring of een beoordelingsverklaring nodig heeft?
De verplichting hangt af van je jaaromzet en rechtsvorm. Zorginstellingen met een jaaromzet boven de 12 miljoen euro hebben altijd een controleverklaring nodig. Bij een omzet tussen de 700.000 en 12 miljoen euro is vaak een beoordelingsverklaring voldoende. Raadpleeg de actuele drempelbedragen op de website van het CIBG of vraag je accountant om advies over jouw specifieke situatie.
Wat moet ik doen als ik na indiening een fout ontdek in mijn jaarverantwoording?
Neem direct contact op met het CIBG via het contactformulier op de DigiMV-website. In veel gevallen kun je een correctie of aanvulling indienen, mits je dit tijdig meldt. Documenteer de fout en de correctie zorgvuldig voor je eigen administratie. Proactief handelen wordt doorgaans positief beoordeeld en kan handhavingsmaatregelen voorkomen.
Welke eHerkenning-machtigingen heb ik precies nodig voor DigiMV?
Je hebt minimaal eHerkenning niveau 3 (EH3) nodig met de machtiging ‘DigiMV Jaarverantwoording Zorg’. De machtiging moet gekoppeld zijn aan het juiste KvK-nummer van je zorginstelling. Vraag eHerkenning minimaal vier tot zes weken voor de deadline aan, want het aanvraagproces kan tijd kosten. Test je toegang ruim van tevoren om technische problemen te voorkomen.
Hoe ga ik om met meerdere vestigingen of dochterondernemingen bij de jaarverantwoording?
De verantwoordingsplicht geldt in principe per rechtspersoon met een eigen KvK-nummer. Bij een groepsstructuur moet je mogelijk een geconsolideerde jaarrekening opstellen waarin alle dochterondernemingen zijn opgenomen. Raadpleeg de Regeling openbare jaarverantwoording WMG voor de specifieke consolidatievereisten of schakel een accountant met zorgexpertise in om de juiste aanpak te bepalen.
Wat als mijn accountant niet op tijd klaar is met de controleverklaring?
Plan de accountantscontrole altijd ruim van tevoren in, bij voorkeur in februari of maart. Als vertraging dreigt, communiceer dit direct met je accountant en vraag om een realistische planning. Overweeg om volgend jaar eerder te starten of een andere accountant te zoeken met meer capaciteit. Het risico van te laat indienen ligt bij de zorginstelling, niet bij de accountant, dus proactief handelen is essentieel.