De jaarverantwoording zorg moet uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het verslagjaar worden ingediend bij de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Dit is een wettelijke verplichting voor alle zorgorganisaties die zorg leveren binnen de Wet langdurige zorg (Wlz), Zorgverzekeringswet (Zvw) of Jeugdwet. Deze verantwoording toont transparantie naar toezichthouders, zorgverzekeraars en andere belanghebbenden over hoe publieke middelen zijn besteed.
Wat is een jaarverantwoording zorg en waarom is deze verplicht?
Een jaarverantwoording zorg is een wettelijk verplicht document waarin zorgorganisaties financieel en inhoudelijk verantwoording afleggen over het afgelopen boekjaar. Het bestaat uit financiële jaarstukken, een jaarverslag en een accountantsverklaring. Deze verplichting is vastgelegd in verschillende wetten, waaronder de Wet normering topinkomens (WNT) en sectorspecifieke regelgeving.
De jaarverantwoording dient meerdere doelen. Het zorgt voor transparantie richting zorgverzekeraars, gemeenten en toezichthouders zoals de NZa en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook geeft het inzicht in hoe publieke middelen zijn besteed aan zorg. Daarnaast gebruiken financiers en contractpartners deze informatie om de financiële gezondheid en continuïteit van de zorgorganisatie te beoordelen.
Voor zorgorganisaties is naleving essentieel. Zonder goedgekeurde jaarverantwoording kunnen contracten met zorgverzekeraars of gemeenten in gevaar komen. Ook kan het gevolgen hebben voor toekomstige financiering en het vertrouwen van belanghebbenden in de organisatie.
Wanneer moet de jaarverantwoording zorg uiterlijk worden ingediend?
De jaarverantwoording zorg moet uiterlijk 1 juni van het jaar na het verslagjaar zijn ingediend. Voor het boekjaar 2024 betekent dit dat de deadline 1 juni 2025 is. Deze datum geldt voor de meeste zorgsectoren, waaronder GGZ, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, jeugdzorg en thuiszorg.
De NZa stelt deze deadline vast en controleert of zorgorganisaties hieraan voldoen. In specifieke gevallen kunnen er sectorgebonden variaties zijn. Ziekenhuizen hebben soms aanvullende rapportageverplichtingen met afwijkende deadlines. Ook gemeenten kunnen voor jeugdzorg eigen aanvullende verantwoordingstermijnen hanteren naast de NZa-deadline.
Het is verstandig om niet tot het laatste moment te wachten. Technische problemen bij het uploaden, ontbrekende handtekeningen of fouten in documenten kunnen ervoor zorgen dat je de deadline alsnog mist. Veel zorgorganisaties streven daarom naar indiening voor half mei, zodat er nog ruimte is voor eventuele correcties.
Wat gebeurt er als je de deadline voor de jaarverantwoording mist?
Het missen van de deadline voor de jaarverantwoording zorg kan leiden tot formele waarschuwingen, boetes en contractproblemen. De NZa kan een bestuurlijke boete opleggen bij herhaaldelijke of ernstige overtredingen. Ook kunnen zorgverzekeraars en gemeenten dit zien als een signaal van zwak financieel beheer, wat gevolgen heeft voor toekomstige contractonderhandelingen.
Bij een gemiste deadline stuurt de NZa meestal eerst een herinneringsbrief. Als de organisatie ook na herhaalde verzoeken niet indient, volgen strengere maatregelen. Dit kan variëren van een aanwijzing tot formele sancties. In extreme gevallen kan het zelfs leiden tot intrekking van vergunningen of beëindiging van contracten met zorgverzekeraars.
Verwacht je de deadline niet te halen? Neem dan tijdig contact op met de NZa en relevante contractpartners. Transparante communicatie over de reden van vertraging en een concrete planning voor indiening kan helpen om escalatie te voorkomen. Sommige organisaties vragen externe ondersteuning om alsnog snel tot een correcte indiening te komen.
Welke documenten horen bij een complete jaarverantwoording zorg?
Een complete jaarverantwoording zorg bestaat uit verschillende verplichte onderdelen. De financiële jaarstukken omvatten de balans, staat van baten en lasten, kasstroomoverzicht en toelichting. Daarnaast hoort er een jaarverslag bij met informatie over activiteiten, beleid, governance en risicobeheer.
De accountantsverklaring is een cruciaal document waarin een externe accountant bevestigt dat de financiële administratie klopt en voldoet aan wet- en regelgeving. Ook de managementletter of rapportage van bevindingen van de accountant moet worden meegestuurd. Hierin staan aanbevelingen voor verbeteringen in de bedrijfsvoering en administratie.
Sectorspecifieke rapportages zijn ook verplicht. Voor WNT-plichtige organisaties moet een WNT-verantwoording worden toegevoegd met gegevens over topinkomens. Zorgorganisaties die zorg leveren onder de Zvw moeten vaak ook DigiMV-gegevens aanleveren. Jeugdzorginstellingen hebben daarnaast gemeentelijke verantwoordingsdocumenten nodig. Zorg dat alle documenten zijn ondertekend door bevoegde bestuurders en voorzien van de juiste datum.
Hoe bereid je je als zorgorganisatie voor op de jaarverantwoording?
Goede voorbereiding op de jaarverantwoording begint niet in mei, maar het hele jaar door. Zorg voor een strakke administratieve organisatie met regelmatige controles op de financiële registratie. Maandelijkse rapportages helpen om tussentijds bij te sturen en voorkomen verrassingen aan het einde van het jaar.
Plan vanaf januari al concrete stappen. Stem in het eerste kwartaal af met je accountant over de planning en eventuele aandachtspunten uit voorgaande jaren. Zorg dat alle onderliggende administratie, zoals urenstaten, declaraties en contracten, compleet en geordend is. In maart en april vindt meestal de accountantscontrole plaats, waarbij je vragen moet kunnen beantwoorden en documenten moet aanleveren.
Interne coördinatie is essentieel. Wijs een verantwoordelijke aan die het proces bewaakt en zorgt voor tijdige communicatie tussen financiële administratie, management, bestuur en accountant. Maak een checklist met alle benodigde documenten en controleer deze ruim voor de deadline. Wij ondersteunen zorgorganisaties graag bij dit proces, van administratieve ondersteuning tot volledige ontzorging, zodat je je kunt focussen op waar het echt om gaat: goede zorg leveren.
Test ook tijdig de indienprocedure. Zorg dat je beschikt over de juiste inloggegevens voor portalen van de NZa en andere partijen. Controleer of alle bestuurders digitaal kunnen ondertekenen en of documenten in het juiste formaat zijn opgeslagen. Door deze praktische zaken vroeg te regelen, voorkom je stress in de laatste weken voor de deadline.