Ja, je kunt als zorginstelling de financiële administratie uitbesteden. Veel zorginstellingen maken gebruik van deze mogelijkheid om toegang te krijgen tot gespecialiseerde kennis van zorgspecifieke regelgeving en om hun interne teams te ontlasten. Uitbesteden kan volledig of gedeeltelijk, afhankelijk van de behoeften van je organisatie. Deze keuze helpt zorginstellingen om zich te concentreren op hun kernactiviteit: het leveren van goede zorg aan cliënten.
Wat houdt financiële administratie precies in voor zorginstellingen?
Financiële administratie in de zorg omvat het bijhouden van alle financiële transacties, rapportageverplichtingen, subsidieadministratie en naleving van sectorspecifieke regelgeving. Voor zorginstellingen gaat dit verder dan standaard boekhouden, omdat er rekening gehouden moet worden met DBC-registratie, zorgspecifieke financieringsstromen en toezichteisen van instanties zoals de NZa en IGJ.
Het verschil met andere sectoren zit vooral in de complexiteit van de financieringsstructuur. Zorginstellingen werken met diverse geldstromen zoals zorgverzekeraars, gemeentelijke subsidies, eigen bijdragen en productieafspraken. Elk van deze stromen heeft eigen administratieve vereisten en verantwoordingsverplichtingen.
Daarnaast moet financieel beheer zorginstellingen voldoen aan specifieke wet- en regelgeving zoals de WTZi (Wet toelating zorginstellingen) en de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg). Deze regelgeving stelt eisen aan de financiële verslaglegging en transparantie die uniek zijn voor de zorgsector.
Waarom kiezen zorginstellingen ervoor om financiële administratie uit te besteden?
Zorginstellingen besteden hun financiële administratie uit vanwege een combinatie van praktische overwegingen. Het tekort aan gespecialiseerd financieel personeel met kennis van zorgspecifieke regelgeving maakt het moeilijk om intern alle expertise in huis te hebben. Tegelijkertijd neemt de complexiteit van regelgeving en verantwoordingsverplichtingen alleen maar toe.
De belangrijkste drijfveer is vaak de wens om interne capaciteit vrij te maken voor directe zorgactiviteiten. Administratieve taken vragen veel tijd en aandacht van medewerkers die eigenlijk bij de zorg betrokken zouden moeten zijn. Door deze taken uit te besteden, kunnen zorginstellingen zich beter focussen op hun primaire doel: goede zorg leveren.
Ook kostenefficiëntie speelt een rol. Het aantrekken en behouden van financieel personeel met zorgexpertise is kostbaar. Uitbesteden biedt toegang tot een team van specialisten tegen voorspelbare kosten, zonder investering in werving, opleiding en doorontwikkeling van eigen medewerkers.
Welke onderdelen van financiële administratie kun je uitbesteden als zorgorganisatie?
Je kunt als zorgorganisatie kiezen uit een breed scala aan onderdelen voor uitbesteding. De flexibiliteit hierin is groot: sommige organisaties besteden alles uit, andere kiezen voor specifieke onderdelen die extra specialistische kennis vragen.
Veelvoorkomende onderdelen die zorginstellingen uitbesteden zijn:
- Crediteuren- en debiteurenbeheer inclusief facturering aan zorgverzekeraars en gemeenten
- Loonadministratie met zorgspecifieke CAO-regelingen
- Financiële rapportages en jaarrekeningen volgens zorgsectorrichtlijnen
- Budgetbeheer en financiële planning
- Subsidiedeclaraties en verantwoording richting financiers
- Voorbereiding van accountantscontroles en audits
- Contractmanagement met zorgverzekeraars en andere partijen
- Implementatie en beheer van financiële systemen
De mate van uitbesteding hangt af van de grootte van je organisatie, de beschikbare interne capaciteit en de gewenste mate van controle. Sommige zorginstellingen kiezen voor volledige ontzorging, terwijl andere alleen specifieke complexe onderdelen zoals financiële administratie zorg uitbesteden.
Wat zijn de voordelen en risico’s van het uitbesteden van financiële administratie?
Het uitbesteden van financiële administratie biedt zorginstellingen toegang tot gespecialiseerde expertise, voorspelbare kosten en vermindering van de administratieve last. Je profiteert van actuele kennis over veranderende regelgeving zonder zelf continu bij te moeten scholen. Bovendien biedt uitbesteding schaalbaarheid: je kunt diensten uitbreiden of inkrimpen naar gelang de behoeften van je organisatie.
Belangrijke voordelen zijn verbeterde compliance door specialistische kennis, betere kwaliteit van financiële rapportages en meer tijd voor je kernactiviteit. Ook krijg je vaak toegang tot professionele systemen en tools zonder grote investeringen.
Aan de andere kant zijn er ook aandachtspunten. Je geeft een deel van de directe controle uit handen en wordt afhankelijk van een externe partij. Dit vraagt vertrouwen en goede afspraken over communicatie en bereikbaarheid. Databeveiliging is een belangrijk aandachtspunt, aangezien je gevoelige financiële en mogelijk persoonsgebonden informatie deelt.
Communicatie-uitdagingen kunnen ontstaan wanneer de externe partij niet fysiek aanwezig is. Het is daarom belangrijk om heldere afspraken te maken over contactmomenten, responstijden en escalatieprocedures. Een goede uitbestedingspartner anticipeert hierop en bouwt structurele overlegmomenten in.
Hoe kies je de juiste partner voor het uitbesteden van je financiële administratie?
Het kiezen van de juiste partner begint met ervaring in de zorgsector. Een partij die zorginstellingen begeleidt, begrijpt de specifieke uitdagingen, regelgeving en financieringsstructuren. Vraag naar referenties binnen jouw specifieke zorgsector, of dat nu GGZ, ouderenzorg of jeugdzorg is.
Kennis van sectorspecifieke regelgeving zoals de WTZi en Wkkgz is essentieel. De partner moet ook vertrouwd zijn met de eisen van toezichthouders en financiers. Certificeringen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy (zoals ISO 27001 of NEN 7510) geven vertrouwen in de bescherming van gevoelige gegevens.
Let op de communicatiestijl en cultuur van de potentiële partner. Samenwerking werkt het beste wanneer er wederzijds respect en begrip is. Vraag hoe zij omgaan met vragen, hoe snel zij reageren en hoe zij proactief meedenken over verbeteringen.
Technische integratie is ook belangrijk. De systemen van je partner moeten goed kunnen samenwerken met jouw bestaande administratieve en zorgsystemen. Tot slot zijn duidelijke service level agreements cruciaal. Deze moeten concrete afspraken bevatten over levertijden, bereikbaarheid, rapportages en escalatieprocedures. Voor meer informatie over onze dienstverlening kun je contact met ons opnemen.
Wat kost het om financiële administratie uit te besteden in de zorgsector?
De kosten voor het uitbesteden van financiële administratie variëren sterk afhankelijk van de omvang van je organisatie, de complexiteit van de administratie en de gewenste diensten. Grotere organisaties met meerdere locaties en complexe financieringsstromen betalen meer dan kleinere, eenvoudigere zorginstellingen.
Veel partijen werken met verschillende prijsmodellen. Vaste maandtarieven bieden voorspelbaarheid en zijn geschikt voor standaard dienstverlening. Uurtarieven worden gebruikt voor projectmatig werk of adviestrajecten. Hybride modellen combineren een vast basisbedrag met variabele componenten voor extra diensten.
Bij het evalueren van kosteneffectiviteit moet je verder kijken dan alleen de factuur van de externe partij. Vergelijk de totale kosten met wat interne financiële administratie zou kosten: salarissen, sociale lasten, werving, opleiding, software, werkplekken en managementtijd. Ook de waarde van vrijgemaakte capaciteit voor zorgactiviteiten en het risico van fouten door gebrek aan expertise wegen mee in de afweging.
We zien dat zorginstellingen vaak positief verrast worden door de totale kostenbesparing, vooral wanneer zij de verborgen kosten van interne administratie meetellen. Belangrijk is om transparante offertes te vragen waarin duidelijk staat wat wel en niet is inbegrepen, zodat je een eerlijke vergelijking kunt maken.