Het bestuur moet betrokken zijn bij de jaarverantwoording zorg, vanaf de planningsfase tot en met de definitieve vaststelling. Wettelijk zijn bestuurders verantwoordelijk voor het opstellen, ondertekenen en verdedigen van de jaarverantwoording. De betrokkenheid is cruciaal bij strategische onderdelen zoals het bestuursverslag, risicomanagement en de toekomstvisie. Deze verantwoordelijkheid kan niet worden gedelegeerd aan de organisatie.
Wat is de rol van het bestuur bij de jaarverantwoording zorg?
Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de jaarverantwoording en moet deze opstellen, vaststellen en ondertekenen conform de Wet normering topinkomens en de Regeling verslaggeving WTZi. Bestuurders zijn persoonlijk aansprakelijk voor de juistheid en volledigheid van alle gepresenteerde informatie.
De wettelijke taken omvatten het opstellen van het bestuursverslag, het waarborgen van de financiële rechtmatigheid en het verantwoorden van het gevoerde beleid. Het bestuur moet ook de continuïteitsanalyse en de risicoparagraaf opstellen, waarin strategische keuzes en toekomstverwachtingen worden onderbouwd.
Het verschil met de raad van toezicht ligt in de uitvoering versus de controle. Waar het bestuur de jaarverantwoording opstelt en verdedigt, houdt de raad van toezicht toezicht op dit proces en keurt het eindresultaat goed. Deze scheiding van verantwoordelijkheden zorgt voor checks and balances in de governance.
Wanneer moet het bestuur actief betrokken worden bij het opstellen van de jaarverantwoording?
De bestuursbetrokkenheid begint in oktober/november met de planning van de jaarverantwoording en loopt door tot de definitieve vaststelling vóór 1 juli. Kritieke momenten zijn de opstartfase, tussentijdse reviews en de finale goedkeuring.
Concrete mijlpalen waarbij bestuursbetrokkenheid essentieel is:
- November: vaststelling van de planning en tijdlijn van de jaarverantwoording
- Januari: eerste concept van het bestuursverslag en de strategische onderdelen
- Maart: review van de conceptversie en feedback op de cijfermatige gedeelten
- April: definitieve versie voor de accountantscontrole
- Mei: bespreking van de managementletter en eventuele aanpassingen
- Juni: finale vaststelling en ondertekening
De deadline van 1 juli voor indiening bij Zorginstituut Nederland vereist dat het bestuur uiterlijk medio juni de definitieve versie heeft vastgesteld. Uitstel is mogelijk tot 1 oktober, maar alleen bij bijzondere omstandigheden en na voorafgaande melding.
Welke onderdelen van de jaarverantwoording vereisen directe bestuursinput?
Het bestuursverslag vereist directe bestuursinput, omdat hierin het gevoerde beleid, de strategische keuzes en de toekomstvisie worden verantwoord. Deze onderdelen kunnen niet door anderen worden opgesteld, omdat zij de persoonlijke visie en besluiten van het bestuur reflecteren.
Specifieke elementen die directe bestuursbetrokkenheid nodig hebben:
Strategische verantwoording: Beleidskeuzes, doelstellingen en resultaten moeten door het bestuur worden onderbouwd. Dit omvat zowel behaalde successen als uitdagingen en de wijze waarop daarop is gereageerd.
Risicomanagement: De risicoparagraaf vereist een bestuurlijke inschatting van strategische, operationele en financiële risico’s. Het bestuur moet aangeven welke maatregelen zijn genomen en hoe risico’s worden beheerst.
Continuïteitsanalyse: Toekomstverwachtingen en scenario’s moeten door het bestuur worden beoordeeld en onderschreven. Dit betreft zowel financiële prognoses als strategische ontwikkelingen.
Governance en compliance: Verantwoording over de naleving van wet- en regelgeving en de werking van interne controlesystemen valt onder directe bestuurlijke verantwoordelijkheid.
Hoe zorgt het bestuur voor kwaliteit en compliance van de jaarverantwoording?
Het bestuur waarborgt kwaliteit door interne controles te implementeren, tijdig externe expertise in te schakelen en een gestructureerd reviewproces te hanteren. Compliance wordt gewaarborgd door systematische toetsing aan wet- en regelgeving gedurende het hele opstelproces.
Praktische stappen voor kwaliteitsborging omvatten het opstellen van een detailplanning met duidelijke verantwoordelijkheden en deadlines. Het bestuur moet ervoor zorgen dat alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht en wanneer.
Samenwerking met accountants begint vroeg in het proces. Het bestuur bespreekt vooraf de planning, eventuele bijzonderheden en verwachte aandachtspunten. Dit voorkomt verrassingen tijdens de controle en zorgt voor een efficiënt proces.
Interne controles omvatten het vierogenprincipe bij cijfermatige onderdelen, review van conceptteksten door verschillende disciplines en toetsing van de samenhang tussen verschillende hoofdstukken. Het bestuur moet ook zorgen voor adequate documentatie van alle gemaakte keuzes en gehanteerde uitgangspunten.
De finale controle behelst een integrale beoordeling, waarbij het bestuur nagaat of de jaarverantwoording een eerlijk en getrouw beeld geeft van de organisatie en of alle wettelijke vereisten zijn nageleefd. Voor vragen over de implementatie van deze processen kunt u contact met ons opnemen. Alleen dan kan het bestuur met vertrouwen de handtekening zetten.