De jaarverantwoording zorg bevat de jaarrekening, het bestuursverslag en aanvullende vragenlijsten over governance, bedrijfsvoering en kwaliteit. Zorginstellingen leggen hiermee verantwoording af aan de overheid, toezichthouders en het publiek over hun financiële situatie en maatschappelijke prestaties. Deze verantwoordingsplicht geldt voor alle instellingen die zorg verlenen op basis van de Wet langdurige zorg, de Zorgverzekeringswet of de Jeugdwet. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over de inhoud, deadlines en aanlevering van de jaarverantwoording.
Wanneer moet een zorginstelling de jaarverantwoording indienen?
Zorginstellingen moeten de jaarverantwoording uiterlijk op 1 juni van het kalenderjaar volgend op het verslagjaar indienen. Voor het boekjaar 2025 betekent dit dat de complete verantwoording vóór 1 juni 2026 moet zijn aangeleverd via het digitale portaal DigiMV.
Deze deadline is wettelijk vastgelegd en geldt voor alle verantwoordingsplichtige zorginstellingen in Nederland. Het niet tijdig indienen kan leiden tot handhavingsmaatregelen door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). In de praktijk betekent dit dat zorginstellingen al vroeg in het nieuwe jaar moeten beginnen met het verzamelen van gegevens en het opstellen van de benodigde documenten.
Om de deadline te halen, is het verstandig om een planning te maken waarin de volgende mijlpalen zijn opgenomen:
- Afsluiting van de financiële administratie (januari tot februari)
- Opstellen van de conceptjaarrekening (februari tot maart)
- Controle door de accountant, indien van toepassing (maart tot april)
- Vaststelling door het bestuur en goedkeuring door de raad van toezicht (april tot mei)
- Aanlevering via DigiMV (uiterlijk 31 mei)
Welke onderdelen bevat de jaarverantwoording?
De jaarverantwoording bestaat uit drie hoofdonderdelen: de jaarrekening, het bestuursverslag en de DigiMV-vragenlijsten. Samen geven deze documenten een compleet beeld van de financiële gezondheid, governance en maatschappelijke prestaties van de zorginstelling.
De jaarrekening
De jaarrekening vormt het financiële hart van de verantwoording. Deze bevat de balans, de resultatenrekening en een toelichting op beide. Voor zorginstellingen gelden specifieke verslaggevingsregels uit de Regeling verslaggeving WTZi, die afwijken van standaard ondernemingsverslaggeving. Denk aan voorschriften voor de presentatie van subsidies, de verwerking van onderhanden werk en de toelichting op de bezoldiging van bestuurders.
Het bestuursverslag
Het bestuursverslag beschrijft de activiteiten, resultaten en toekomstverwachtingen van de organisatie. Hierin komen onderwerpen aan bod zoals de strategie, de belangrijkste ontwikkelingen in het verslagjaar, risicomanagement en de verwachtingen voor het komende jaar. Ook de governancestructuur en de samenstelling van bestuur en toezicht worden hier toegelicht.
DigiMV-vragenlijsten
Via DigiMV worden aanvullende vragenlijsten ingevuld over onderwerpen als de organisatiestructuur, de naleving van de Governancecode Zorg, personeelsgegevens en kwaliteitsindicatoren. Deze gestandaardiseerde vragen maken vergelijking tussen zorginstellingen mogelijk en voeden de openbare database waarop burgers en stakeholders informatie kunnen raadplegen.
Wat is het verschil tussen de jaarrekening en het bestuursverslag?
De jaarrekening is een cijfermatig financieel document dat de vermogenspositie en het resultaat over het boekjaar weergeeft, terwijl het bestuursverslag een beschrijvend document is waarin het bestuur toelichting geeft op beleid, prestaties en toekomstverwachtingen.
In de jaarrekening draait alles om getallen en financiële feiten. De balans toont wat de organisatie bezit en verschuldigd is op een bepaald moment. De resultatenrekening laat zien hoeveel opbrengsten en kosten er in het verslagjaar waren en wat daarvan het resultaat is. De toelichting verklaart hoe deze cijfers tot stand zijn gekomen en welke waarderingsgrondslagen zijn gehanteerd.
Het bestuursverslag daarentegen vertelt het verhaal achter de cijfers. Hier beschrijft het bestuur welke doelen zijn nagestreefd, welke resultaten zijn behaald en welke uitdagingen de organisatie heeft ondervonden. Ook komen hier onderwerpen aan bod die niet direct in cijfers uit te drukken zijn, zoals medewerkerstevredenheid, cliëntervaringen en maatschappelijke impact.
Beide documenten vullen elkaar aan en zijn verplichte onderdelen van de jaarverantwoording. De jaarrekening biedt objectieve, controleerbare financiële informatie, terwijl het bestuursverslag context en duiding geeft. Samen stellen ze belanghebbenden in staat om een volledig oordeel te vormen over de prestaties van de zorginstelling.
Hoe werkt de aanlevering via DigiMV?
DigiMV is het digitale portaal van het CIBG waar zorginstellingen hun jaarverantwoording uploaden. Via dit systeem worden de jaarrekening, het bestuursverslag en de aanvullende vragenlijsten ingediend en gecontroleerd op volledigheid.
Het aanleverproces verloopt in een aantal stappen. Allereerst moet de organisatie zich registreren in DigiMV met een geldig eHerkenningsmiddel. Vervolgens kunnen de documenten worden geüpload en de vragenlijsten worden ingevuld. Het systeem voert automatische controles uit om te verifiëren of alle verplichte onderdelen aanwezig zijn en of de gegevens consistent zijn.
Bij het aanleveren via DigiMV is het belangrijk om rekening te houden met de volgende punten:
- De jaarrekening moet worden aangeleverd in een specifiek format, meestal als PDF of in XBRL voor grotere instellingen
- Alle bestuurders en toezichthouders moeten met naam en BSN worden vermeld
- De bezoldigingsgegevens van topfunctionarissen moeten conform de WNT worden ingevuld
- Na definitieve indiening kunnen wijzigingen alleen nog via een correctieverzoek worden doorgevoerd
Na succesvolle aanlevering ontvangt de instelling een bevestiging. De ingediende gegevens worden vervolgens openbaar gemaakt via de website van het CIBG, waar ze toegankelijk zijn voor iedereen die informatie zoekt over zorginstellingen in Nederland.
Welke zorginstellingen zijn verplicht tot jaarverantwoording?
Alle zorginstellingen die zorg verlenen die wordt gefinancierd uit de Wet langdurige zorg (Wlz), de Zorgverzekeringswet (Zvw) of de Jeugdwet, zijn verplicht tot het afleggen van jaarverantwoording. Dit geldt ongeacht de rechtsvorm of omvang van de organisatie.
De verantwoordingsplicht is vastgelegd in de Wet marktordening gezondheidszorg en de Regeling openbare jaarverantwoording WMG. In de praktijk betekent dit dat een breed scala aan organisaties onder deze verplichting valt, waaronder:
- Ziekenhuizen en medisch-specialistische centra
- GGZ-instellingen en verslavingszorginstellingen
- Verpleeg- en verzorgingshuizen
- Thuiszorgorganisaties
- Gehandicaptenzorginstellingen
- Jeugdzorgaanbieders
- Huisartsenpraktijken en gezondheidscentra
- Forensische zorginstellingen
Voor kleine zorgaanbieders, zoals eenmanspraktijken of kleine samenwerkingsverbanden, gelden soms vereenvoudigde verantwoordingseisen. De exacte eisen hangen af van de omzet en het type zorg dat wordt geleverd. Het is aan te raden om bij twijfel contact op te nemen met het CIBG of de NZa om te bepalen welke verantwoordingseisen van toepassing zijn.
Hoe Vandaag® helpt bij de jaarverantwoording zorg
Bij Vandaag® begrijpen we dat de jaarverantwoording voor veel zorginstellingen een tijdrovende en complexe verplichting is. Onze specialisten in financiële administratie voor de zorgsector ondersteunen zorgorganisaties van factuur tot jaarrekening, met diepgaande kennis van de specifieke verslaggevingsregels in de zorgsector.
Wij helpen zorginstellingen op de volgende manieren:
- Verzorgen van de volledige financiële administratie conform de Regeling verslaggeving WTZi
- Tijdig opstellen van de jaarrekening zodat deadlines ruim worden gehaald
- Ondersteuning bij het opstellen van het bestuursverslag
- Begeleiding bij de aanlevering via DigiMV en controle op volledigheid
- Actuele stuurinformatie gedurende het hele jaar, zodat de jaarverantwoording geen verrassingen bevat
Geen losse eindjes aan het einde van het jaar, maar overzicht en betrouwbaarheid gedurende het hele proces. Zo ontstaat ruimte om te sturen op beleid en kwaliteit van zorg. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen bij de jaarverantwoording.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik de deadline van 1 juni niet haal?
Bij te late indiening kan de NZa of IGJ handhavingsmaatregelen treffen, zoals een aanwijzing, last onder dwangsom of in ernstige gevallen een boete. Daarnaast kan het reputatieschade opleveren omdat de niet-tijdige aanlevering openbaar zichtbaar wordt. Neem bij verwachte vertraging zo snel mogelijk contact op met het CIBG om te bespreken welke opties er zijn.
Heb ik altijd een accountantscontrole nodig voor de jaarrekening?
Niet alle zorginstellingen zijn verplicht tot een accountantscontrole. De verplichting hangt af van de omvang van de organisatie, gemeten naar omzet en balanstotaal. Kleine zorgaanbieders kunnen volstaan met een samenstellingsverklaring of beoordelingsverklaring. Controleer de actuele grensbedragen in de Regeling openbare jaarverantwoording WMG of raadpleeg uw accountant.
Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij de DigiMV-aanlevering?
Veelvoorkomende fouten zijn onvolledige BSN-gegevens van bestuurders en toezichthouders, onjuiste WNT-bezoldigingsopgaven, en het uploaden van documenten in een verkeerd bestandsformaat. Controleer ook of alle verplichte bijlagen zijn toegevoegd en of de cijfers in de vragenlijsten overeenkomen met de jaarrekening. Maak gebruik van de validatiecontroles in DigiMV voordat u definitief indient.
Kan ik na indiening nog wijzigingen doorvoeren in mijn jaarverantwoording?
Ja, maar alleen via een formeel correctieverzoek bij het CIBG. Dit proces kost extra tijd en is alleen bedoeld voor materiële fouten. Kleine tekstuele aanpassingen worden doorgaans niet gehonoreerd. Het is daarom essentieel om alle documenten zorgvuldig te controleren vóór definitieve indiening en zo nodig een collegiale review te laten uitvoeren.
Hoe bereid ik me het beste voor op de jaarverantwoording als ik net start met een zorginstelling?
Begin vanaf dag één met een gestructureerde financiële administratie die aansluit bij de zorgsector-specifieke verslaggevingsregels. Zorg dat u bekend bent met de DigiMV-vereisten en registreer tijdig voor eHerkenning. Overweeg om een administratiekantoor of accountant met zorgexpertise in te schakelen, zodat u vanaf het begin de juiste grondslagen hanteert en aan het einde van het jaar niet voor verrassingen komt te staan.
Waar kan ik de jaarverantwoordingen van andere zorginstellingen inzien?
Alle ingediende jaarverantwoordingen zijn openbaar toegankelijk via de website van het CIBG (www.jaarverantwoordingzorg.nl). Hier kunt u jaarrekeningen, bestuursverslagen en vragenlijstgegevens van alle verantwoordingsplichtige zorginstellingen raadplegen. Dit is nuttig voor benchmarking, onderzoek of om te zien hoe vergelijkbare organisaties hun verantwoording vormgeven.
Wat als mijn organisatie in de loop van het jaar stopt of fuseert?
Bij beëindiging of fusie blijft de verantwoordingsplicht bestaan voor de periode dat de organisatie actief was. U dient een jaarverantwoording in over het gebroken boekjaar tot de datum van beëindiging of fusie. Neem tijdig contact op met het CIBG voor specifieke instructies, aangezien er afwijkende procedures en termijnen kunnen gelden voor deze situaties.