Zorgcentrum Vincent Depaul hervindt grip op stuurinformatie en management-
rapportages
Zorgcentrum Vincent Depaul is een kleinschalige, zelfstandige zorgorganisatie in het Limburgse Panningen, waar 74 mensen wonen die ondersteuning, verzorging en verpleging ontvangen. De organisatie vindt haar oorsprong in het gedachtegoed van Vincent Depaul, een Franse pater en lazarist die zich inzette voor kwetsbare mensen en de ouderenzorg mede vormgaf. Die waarden zijn vandaag de dag nog altijd voelbaar in de manier waarop zorg wordt verleend: met aandacht, betrokkenheid en respect voor het individu.
De kracht van zorgcentrum Vincent Depaul zit in die persoonlijke benadering. Mensen kennen elkaar, er is ruimte voor individuele wensen en aandacht is vanzelfsprekend. Juist die manier van werken vraagt om een stabiele en goed ingerichte organisatie achter de schermen.
De uitdaging
Zorgcentrum Vincent Depaul is een relatief kleine organisatie, met een compact managementteam en een kleine ondersteuningsstructuur. Binnen het financiële domein lag de verantwoordelijkheid grotendeels bij de manager Bedrijfsvoering, ondersteund door de financiële administratie.
In de afgelopen jaren maakte de organisatie een sterke groei door: van 48 naar 74 mensen die er wonen. Die ontwikkeling bracht ook meer complexiteit en een toenemende werkdruk met zich mee. De rol van de manager Bedrijfsvoering werd steeds breder, met naast de verantwoordelijkheid voor financiën ook een leidinggevende rol en betrokkenheid op MT-niveau. Hierdoor liep de druk op de financiële werkzaamheden verder op. Met name het op orde brengen van de jaarrekening en het versterken van de managementrapportages vroeg om tijd en aandacht die in de praktijk beperkt beschikbaar was.
Er werd besloten nieuwe financiële medewerkers te werven om de organisatie structureel te versterken. Tegelijkertijd was er behoefte om dat zorgvuldig te doen, met aandacht voor de juiste match. In de tussenliggende periode was er echter wel direct ondersteuning nodig om de basis op orde te houden. Daarom werd gekozen om tijdelijk externe ondersteuning in te zetten via Vandaag®.
"We hebben geen zes collega’s die dit kunnen opvangen. Als er iemand uitvalt, hebben we meteen een probleem. Dan is het fijn dat er een partij is als Vandaag® die het kan overnemen."
De aanpak
In die periode werd snel aangesloten om de continuïteit te waarborgen. Lopende werkzaamheden werden overgenomen en tegelijkertijd werd ingezet op het aanbrengen van structuur binnen de financiële processen. Er werd gewerkt aan het op orde brengen van de jaarrekening en het verder versterken van de managementrapportages. Daarbij was er niet alleen aandacht voor de cijfers, maar ook voor de manier waarop deze informatie binnen de organisatie wordt gebruikt.
“Wat voor ons belangrijk is, is dat iemand niet alleen uitvoert, maar ook begrijpt hoe wij werken en wat bij ons past.”
Door mee te bewegen met de organisatie en aan te sluiten bij de praktijk, ontstond stap voor stap meer overzicht en duidelijkheid.
Het resultaat
De rust binnen het financiële domein keerde terug. Werkzaamheden liepen door, inzichten werden scherper en de organisatie kreeg weer grip op stuurinformatie. Inmiddels is er een nieuwe financiële medewerker gestart en heeft er een overdracht plaatsgevonden. Daarmee is niet alleen de continuïteit geborgd, maar ligt er ook een stevigere basis voor de toekomst.
Dat geeft ruimte. Ruimte om vooruit te kijken, keuzes te maken en te blijven doen waar zorgcentrum Vincent Depaul voor staat: het bieden van persoonlijke en betrokken zorg.
Samen vooruitkijken
De samenwerking biedt ook richting voor de toekomst. Niet alleen als tijdelijke oplossing, maar juist ook als mogelijkheid om opnieuw te schakelen wanneer zich vraagstukken op andere gebieden voordoen.
"Mocht het in de toekomst nodig zijn, dan nemen we zeker opnieuw contact op. Ook bij andere vraagstukken kan het waardevol zijn om Vandaag® mee te laten kijken."
Snel extra capaciteit nodig?
Chantal staat voor je klaar.
Neem contact op met Chantal.
Vandaag® nog.