Externe audit in de zorg, hoe ziet dat eruit?
In de zorgsector staat kwaliteit voorop. Om de hoogste standaard van dienstverlening te garanderen, implementeren zorgorganisaties vaak een kwaliteitsmanagementsysteem. Maar hoe weet je of dit systeem daadwerkelijk effectief is? De oplossing ligt in het laten toetsen van dit systeem, met als ultiem doel het behalen van een prestigieus kwaliteitscertificaat. In deze blog leggen we uit welke stappen nodig zijn voor het succesvol doorlopen van een externe audit.
Als er sprake is van een geïmplementeerd en werkend kwaliteitsmanagementsysteem in jouw zorgorganisatie kun je dit laten toetsen. Het doel van deze toetsing is het behalen van een kwaliteitscertificaat. Je kiest zelf het basisnormenkader voor jouw kwaliteitsmanagementsysteem. Het kan zijn dat de financier van de zorg hier eisen aan stelt. Meest gangbare normenkaders in de zorg zijn ISO 9001:2015, HKZ (Zorg en Welzijn) of Prezo (Care). Deze normenkaders worden door de meeste financiers erkend.
Blijkt jouw kwaliteitsmanagementsysteem doeltreffend, in afstemming met de gekozen norm én in de richting van de organisatie te werken, dan verdien je een kwaliteitscertificaat! Zo’n certificaat is drie jaar geldig en wordt elk jaar intern en extern getoetst. De interne toets heet de interne audit en mag je zelf uitvoeren. De externe toets heet de externe audit en wordt uitgevoerd door een certificerende auditpartij, die je ook zelf mag kiezen.
In jaar 1 van de driejaarlijkse cyclus voert de certificerende auditpartij een initiële audit uit en behaal je (als het goed is) een kwaliteitscertificaat. In jaar 2 en 3 volgt een zogeheten opvolgaudit en wordt gecheckt of jouw organisatie het afgegeven certificaat nog mag uitdragen. Daarna start een nieuwe 3-jaarlijkse auditcyclus en volgt wederom een initiële audit met afgifte van een nieuw kwaliteitscertificaat dat weer drie jaar geldig is. Zo blijft de auditcyclus continu doordraaien.
Voorbereiding op de externe audit
Stap 1
Voor externe audits moet je eerste een interne audit doen. Deze kun je zelf uitvoeren, en VANDAAG kan jou hierbij desgewenst ondersteunen.
Stap 2
De externe auditpartij bepaalt de te toetsen normen. Je maakt zelf een planning voor de auditdag(en), inclusief welke medewerkers geïnterviewd worden, en nodigt hen uit.
Stap 3
Bij externe audits worden cliënt- of patiëntdossiers gecontroleerd op naleving van interne en externe regels. Dit gebeurt anoniem of na toestemming van betrokkenen, die je zelf moet regelen.
Stap 4
De certificerende auditpartij zal ter voorbereiding op de externe audit graag een aantal documenten uit de organisatie in willen zien. Deze dien je op voorhand op te sturen naar de auditor.
Globale planning externe auditdag
Ontvangst en kennismaking
De externe audit start met een kennismakingsgesprek tussen de auditor(en) en de sleutelfiguren binnen de zorgorganisatie. Hier wordt het doel en het verloop van de audit besproken en de scope van de audit bepaald. Dit omvat de gebieden en processen die geëvalueerd zullen worden. In het openingsgesprek worden daarnaast alle relevante interne en externe ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op de audit, zoals nieuwe producten, inspectiebezoeken, of de opening van nieuwe locaties besproken. Eventuele bijzonderheden of wijzigingen in de planning voor de auditdag worden overlegd.
Interviews en auditgesprekken
Auditoren voeren gesprekken met betrokken personeelsleden om een initiële indruk te krijgen. Zij checken relevante documenten en het kwaliteitsmanagementsysteem. Een tweede reeks interviews gaat dieper in op specifieke thema’s of vragen die zijn gerezen. Met toestemming is het mogelijk dat de auditor(en) een aantal cliënten- of patiëntendossiers inziet. Eventueel kan een cliënt betrokken worden bij een deel van een gesprek. Bereid je team en/of cliënt voor op mogelijke vragen. Ook is het mogelijk dat er om inzage van een aantal medewerkersdossiers (met toestemming) wordt gevraagd om de personeelszaken en -opleidingen te evalueren. Vaak maakt een rondleiding/rondgang onderdeel uit van de audit.
Terugkoppeling bevindingen
De auditor(en) delen hun bevindingen met het management en betrokken personeel. De planning voor de volgende audit om continuïteit in het verbeterproces te waarborgen wordt besproken.
Wat gebeurt er na de externe auditdag?
Stap 1
Auditor verstuurt concept auditrapportage naar jouw organisatie.
Stap 2
Organisatie geeft indien er feitelijke onjuistheden in de rapportage staan, dit terug aan auditor.
Stap 3
Auditor laat rapportage intern toetsen.
Stap 4
Organisatie ontvangt definitieve rapportage van audit
Stap 5
Afhankelijk van moment in auditcyclus: uitreiking kwaliteitscertificaat.
Stap 6
Oppakken eventuele afwijkingen en verbetermogelijkheden conform verbetercyclus.
Stap 7
Als je voor de eerste keer het kwaliteitscertificaat behaalt, mag je het logo van het normenkader publiceren op jouw website en eventueel je briefpapier.
Voorbereid op een externe audit in de zorg?
Ontdek hoe wij kunnen helpen. Vul het formulier in!
"*" geeft vereiste velden aan